güvenli video konferans rehberi
COVID-19 salgını modern iş dünyası iletişim dinamiklerini büyük ölçüde değiştirdi. Uzaktan çalışmanın başlangıcı ile bugünün birçok kurum ve kuruluşu iletişim süreçlerini Zoom, Microsoft Teams , Cisco Webex ve benzeri video konferans uygulamaları üzerinden yönetiyor.
Bu uygulamalar kesintisiz ve doğrudan iletişim, içerik depolama, interaktif ayrıcalıklar ve daha birçok avantaj sağlarken, gerekli önemlerin alınmaması halinde güvenlik ve gizlilik problemlerin yaşanmasına sebep olabilmektedir.
Biz de bu sebeple kurum ve kuruluşlar için video konferans çözümlerinin olası güvenlik veya gizlilik açıklarının önüne geçebilmesi adına önemli olduğunu düşündüğümüz ipuçlarını bir araya getirdik.
Video konferans uygulamalarını
kullanırken nelere dikkat etmek gerekiyor?
Toplantılarınızın parola korumalı olduğundan emin olun
Evden çalışanlar için toplantı deneyiminin değişmesi ile birlikte her geçen gün yeni riskler de beraberinde oluşuyor. Yalnızca işbirliği amacıyla bir araya geldiğiniz dış ekipler ile konferansınıza katılan, hiç kimsenin tanımadığı gizli kullanıcıların fark edilmediği durumlar yaşanabiliyor.
Toplantılarınıza davet ettiğiniz kullanıcıların kim olduğunu anlamanın en güvenilir yöntemi onları duymak ve görmektir; ancak en bilinir ve güvenli yöntem, toplantı odanız için bir şifre oluşturmaktır. Bu sayede toplantı odanıza kimin girip çıkabileceğini önceden sınırlandırmış olur, olası yanlış katılımların veya toplantı odanızı ziyaret edecek gizli kullanıcıların önüne geçebilirsiniz.
Sıradaki video konferans toplantınızı düzenlerken konuşmalarınızın, paylaştığınız bilgilerin ve dosyaların güvenliği için güçlü bir parola oluşturmayı unutmayın!
Toplantı bilgilerini herkese açık platformlarda paylaşmayın
Gerçekleştireceğiniz video konferansların iç veya dış katılımcıları için duyuru yaparken uygulayacağınız sınırlandırmaları ve hedef kitlenizi belirlemek önemlidir. Toplantı veya webinar bilgilerini sosyal medya gibi halka açık platformlarda daha fazla kişiye erişmek için paylaşmak bazı durumlarda uygun görünse de, bu bilginin kötü amaçlı kullanıcılar için de bir davet olduğunu unutmamak gerekiyor.
Kötü amaçlı kullanıcıların video konferanslarınızı yaptıkları yorumlar, paylaştığı dosyalar ve diğer aksiyonlar konferansınıza katılan iyi niyetli kullanıcıların kötü bir deneyim yaşaması ile sonuçlanabilir.
Yönetici denetimlerini kendi faydanız için kullanın
Video konferans uygulamaları genellikle toplantı sahibinin toplantıyı denetlemesine olanak tanıyan özellikler sunar. Yönetici denetimi özelliklerinin kullanımı ise toplantı süreci boyunca olası problemleri önceden engelleme ayrıcalığı tanır.
Örnek olarak bekleme odası kurallarının belirlenmesi, konferans odasının kilitlenmesi, katılımcılara sunulan konuşma ve ekran paylaşımı izinleri ve daha birçok benzeri özellik olası problemlerin önüne geçilmesini sağlayacaktır.
Konu hakkında detaylı bilgi almak ve daha güvenli bir video konferans deneyimi için ‘’Video konferans çözümü nasıl seçilir?’’ içeriğini inceleyebilirsiniz.
Bekleme odalarını veya lobileri kullanın
Video konferans uygulamalarının çoğunda katılımcıların toplantıya katılmadan önce bekleyebilecekleri bir bekleme odası veya lobi özelliği bulunur. Bekleme odaları, toplantıya ne zaman ve kaç kişinin katılabileceğini denetleme olanağı sağlar. Bu özellik ile toplantı sahibi toplantıya kimlerin katılacağını toplantı başlamadan önce görüntüleme avantajı yakalar. Siz de video konferans uygulamanızın lobi özelliğinden faydalanarak sürpriz katılımcıları önceden belirleyebilir, toplantı başlamadan katılımcıları kontrol edebilirsiniz.
Toplantı kaydediliyorsa, kullanıcıları bilgilendirin
Toplantıların kaydedilme konusu ilk bakışta güvenlikle ilgili bir problem gibi gözükmese de, gizlilik ve KVKK izinleri tarafında problem yaşamamak adına dikkat edilmesi gereken konuların başında yer alıyor.
Bugün hangi sektörde yer alırsanız alın, tüm kullanıcıların aynı toplantı odasında bulunduğu bir konferans kaydedilecekse, kayıt öncesinde toplantı katılımcılarının izninin alınması KVKK açısından önemlidir.
Dosya aktarma özelliklerini devre dışı bırakın
Video konferans uygulamalarının artan kullanım oranlarından yararlanmak isteyen kötü niyetli kullanıcılar, katılımcılar tarafından farkında olmadan indirilen dosyalara kullanıcılara zarar verebilecek kodlar yerleştirerek katılımcılara zarar verebilmektedir.
Bunun gerçekleşme olasılığını en aza indirmek için toplantı sahibi dosya aktarma özelliklerini devre dışı bırakmalı, bunun yerine dosya göndermek için kurumsal e-posta adresleri üzerinden iletişim sağlanmalıdır.
Video konferans uygulamanızı güncellemeyi unutmayın!
Mevcut video konferans çözümünüz ne olursa olsun, uygulamanıza gelen her güncellemenin bir nedeni vardır. Güncellemeler ile uygulama deneyiminizi güçlendirebilir, geliştirilen güvenlik önlemlerini aktif edebilir ya da uygulama hatalarını ve güvenlik açıklarını düzeltebilirsiniz. Hem kendi hem de kurumunuzun güvenliği için video konferans uygulamanızın son versiyonunu kullanmayı unutmayın!
Yukarıda paylaştığımız tüm güvenlik önlemlerine ek olarak video konferans deneyimi kalitenizi arttırmak için
“Başarılı konferanslar için 10 ipucu!” içeriğimizi de incelemenizi öneriyoruz.